Опись личных карточек уволенных образец

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Передаем дела в архив по всем правилам Опубликовано Комментарии Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах. Надо только как следует изучить их и начать использовать.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело.

Классический вариант передачи состоит в формировании документов каждого личного дела в отдельности. Предполагается, что если на каждого работника заводится личное дело, то оно таким же образом передается в архив организации при его увольнении. После увольнения работника при подготовке личного дела к передаче в архив необходимо провести экспертизу ценности документов личного дела, изъять документы временного срока хранения, если таковые есть в личном деле. Например, как показывает практика, в личном деле иногда хранятся копии паспортов, свидетельств о рождении детей, личных карточек персонифицированного учета, приказов о предоставлении отпусков и др.

Внутренняя опись документов личного дела

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте. Второй — надежная защита персональных данных.

И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника.

Бланк обложки личного дела Обязательно ли вести личное дело сотрудника Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности. Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации.

Личное дело состоит из титульного листа обложки и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности. Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне.

Таким образом, специалисты отдела кадров могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включены: Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время.

Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги. Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно.

При создании пакета не лишним будет ознакомиться с требованиями ГОСТ 6. В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Узнать новый размер штрафа Документы, которые входят в состав личного дела сотрудника Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих. Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.

Документация, которая предоставляется гражданином в момент приема на работу: Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников: Документы о прекращении трудовой деятельности: Необходимо обратить внимание на то, что в личное дело сотрудника можно включить копию трудовой книжки, но не сам ее оригинал.

Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся как документация строгой отчетности, то есть в сейфах, специально оборудованных помещениях в таких условиях, которые исключают их исчезновение или порчу, и выдаются должностному лицу, ответственному за их ведение, только по его заявлению.

Компания потеряла документы: Она требуется для того, чтобы осуществлять учет труда персонала предприятия. Карточка входит в состав личного дела сотрудника и заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта гражданина Российской Федерации, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета и прочих документов, которые предусмотрены законодательством России, а также данных, озвученных самим человеком.

Для грамотного выполнения должностных обязанностей каждый специалист кадровой службы обязан знать, каким образом заполняется личная карточка работника, форма Т В отличие от личного дела сотрудника, карточка позволяет в упрощенном варианте объединить все данные, которые имеют отношение к новому члену коллектива.

Далее специалисты отдела кадров вносят в нее корректировки: В отличие от персональных дел, которые, как правило, не оформляют для рядовых рабочих для младшего состава , личные карточки должны быть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности.

Заполняются они от руки для того, чтобы человек мог сам с ней ознакомиться и расписаться. Обсудим то, каким образом оформляется каждый раздел личной карточки. Этот раздел отведен для общей информации о гражданине: Здесь же прописывается номер и число трудового договора с работником. Указывать сведения можно с использованием сокращений, в такой ситуации необходимо применять общепринятую систему.

Предыдущий стаж берется из записей в трудовой книжке трудовых договоров и пр. Он отражается в днях, месяцах, годах. При расчете стажа необходимо пользоваться п. Продолжительность трудового стажа определяется как разница дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках.

Поскольку день увольнения — это последний день работы, то его следует прибавить к общему сроку занятости. Рассчитанный общий стаж пишется суммарно — это количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек. Данный раздел необходим для мужской половины населения и включает информацию о воинском учете.

Он заполняется на основании военного билета или выданного взамен него временного удостоверения или по данным удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Для лиц, находящихся в запасе, существует ряд особенностей внесения сведений в личную карточку. При этом сокращать названия, описания или обозначения запрещено.

Если же работник непригоден для воинской службы, то об этом также необходимо сделать отметку. В данной ситуации прописывается то, что он снят с учета по возрасту или физическому состоянию.

Третий раздел не заполняется в момент принятия сотрудника на работу и требуется только тогда, когда руководитель компании проводит аттестацию своего персонала. Основанием для внесения корректировок в личную карточку сотрудника является приказ, на основе которого и организуется процедура освидетельствования профпригодности работников предприятия.

Также в обязательном порядке необходимо указывать то, что решила аттестационная комиссия. После того, как процедура освидетельствования завершена, корректировки внесены, работник может ознакомиться со своей личной карточкой и поставить в ней свою подпись.

Данная часть содержит в себе требования к заполнению карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Здесь отображаются все данные о сроках прохождения обучения, полученной специализации и т.

Сведения списываются с диплома или сертификата, которые были выданы сотруднику после завершения образовательного процесса. Также можно зафиксировать то, является ли обучение специалиста инициативой компании. Если это так, то в личной карточке проставляется пометка о номере и дате приказа, которая подтверждает данное решение.

Если же инициатива обучения исходила от самого сотрудника, то достаточно будет внести вид выданного ему по этому поводу документа, например диплом, свидетельство, сертификат, и его номер. В данном разделе указываются награды, которые были получены сотрудником в ходе работы на занимаемой им должности.

Помимо самого наименования поощрительного знака, следует прописать номер и дату приказа о его присуждении. Сведения о ежемесячных денежных премиях, которые входят в систему оплаты рабочих часов, в данный раздел не включаются.

Он заполняется в текущем порядке по мере надобности. Сначала специалист отдела по работе с персоналом на основе приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой начинается период отдыха сотрудника, а затем, после того как человек вышел снова на службу, кадровик делает запись о завершении его отпуска.

Такой регламент отражения информации принят для того, чтобы избежать правок в личной карточке: Сведения об отпуске за свой счет также прописываются в личной карточке сотрудника, как и остальные данные.

Другие разделы. Еще два раздела содержат информацию о льготах, о порядке их предоставления. Здесь же прописываются дополнительные данные, которые не подходят по своему содержанию для внесения в предыдущие восемь частей.

Завершающий раздел личной карточки сотрудника содержит информацию о его увольнении. Здесь делается последняя запись об истории работы специалиста в организации.

Сотрудник отдела кадров заносит данные об освобождении от должности в последний рабочий день человека и приглашает его для ознакомления с этой информацией. Увольняющийся специалист обязан расписаться в своей личной карточке и в трудовой книжке.

Оформление личных дел сотрудников поэтапно Этап 1. Оформление обложки титульный лист. Внешняя сторона любой папки, содержащей документы, должна отражать все важные данные для поиска и идентификации найденных сведений.

Требования к оформлению обложки личного дела сотрудника и образец представлены в ГОСТ от 17 июля года. Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Но на данный момент большинство хранилищ систематизированы и не заполняют данную информацию вручную, как это было прежде, а проставляют заранее заготовленную печать.

В связи с этим компании достаточно будет лишь оставить немного места вверху обложки личного дела для подобной отметки. В обязательном порядке необходимо отобразить следующие сведения: В центре с отступом от верхнего края и места для печати архива указывается полное и сокращенное название организации, которая составила данное личное дело сотрудника.

Ниже, также посередине обложки, прописывается название структурного отдела компании, в котором работает сотрудник.

Важно после данной строчки оставить место для уточнения данных при смене специалистом производственного участка. В этой ситуации название предшествующего структурного подразделения компании берется в скобки.

Затем следует заголовок личного дела, в данной ситуации это Ф. В нижнем углу справа фиксируются крайние даты: Также указывается количество листов в папке после ее описи и период хранения. Этап 2.

Формирование папки. Необходимо сказать и о том, что согласно ГОСТ документы длительного хранения, в том числе и личное дело сотрудника, должны быть исключительно с цельнокартонной обложкой. Архив не имеет права принимать от компании пластиковые скоросшиватели или файлы.

Список документов, которые в обязательном порядке должны подшиваться в обложку, для государственных служащих регламентирован законодательством страны. Для остальных групп сотрудников их перечень устанавливается локальными актами компании.

В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения — не менее 75 лет. В связи с чем не следует подшивать акты, которые требуется сберегать меньше этого срока.

Например, это относится к уведомлениям о начале отпуска, заявлении о его предоставлении, а также к приказам об очередных периодах отдыха, которые подшиваются отдельно в регистрационный журнал. Срок их хранения составляет всего пять лет. Этап 3. Заполнение документов. Оформлять личное дело сотрудника по образцу, проставлять нумерацию, производить опись, вносить любые корректировки, закрывать и сдавать документы в архив может только тот специалист отдела кадров, который был назначен для выполнения всех этих действий приказом руководства компании.

Только этот работник имеет доступ к личным делам сотрудников, и в ситуации если персональные данные окажутся разглашенными, именно он будет привлечен к ответственности. Также в должностные обязанности такого специалиста входит ознакомление человека под роспись с его личным делом, обычно эта процедура проходит не менее одного раза за один календарный год.

Личная карточка работника

Передача дел по личному составу в архив организации. Составление сводной описи дел по личному составу. Описи на дела по личному составу составляются во всех структурных подразделениях организации, в которых образуются соответствующие дела. Кроме отдела кадров такие описи должны составляться, например, в бухгалтерии в них включаются лицевые счета, при их отсутствии — ведомости на выдачу заработной платы.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Состав документов личного дела Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Обратить внимание.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте. Второй — надежная защита персональных данных. И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк обложки личного дела Обязательно ли вести личное дело сотрудника Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности. Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации. Личное дело состоит из титульного листа обложки и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности.

Опись дел по личному составу

К записи комментария Ирина 27 04 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. У нас в садике скопились дела по личному составу: Тома не указываются ни в описи, ни на деле. Oleg 24 08 Может быть я конечно не правильно понял суть вопроса, но на мой взгляд, если сотрудник работал несколько десятков лет в организации, а потом уволился, то почему у него не может к этому времени накопиться документов в личным деле более чем на листах.

Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:

Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации. Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы:

Составляем опись дел

Какие установлены сроки для архивирования и хранения документов? Кто освобожден от ведения личных дел работников? Ответим на вопросы и приведем образцы нужных документов. Обязательно ли сдавать в архив личные дела уволенных сотрудников По общему правилу организации не обязаны вести личные дела сотрудников. Исключение — государственные и муниципальные служащие ст. Тем не менее, организация вправе вести личные дела сотрудников добровольно.

Личная карточка работника

Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т. Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Что такое личное дело сотрудника Личное дело — это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами постоянного и летнего сроков хранения , протоколами и т.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела для учета особо ценных документов - бланк внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов личного дела Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. К каким личным делам должна составляться опись Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 11
  1. Регина

    Я убегал от гаишников по молодости несколько раз легко. Я со спортом дружил всегда. Я точно не устану. Менты-да. Стрелять просто так точно не будут. Видео полно, где ментов разматывают всякие зяблики бухие и ни одного выстрела. Так что если вы не в розыске как особо опасный, бегите смело. Хрен они догонят. Слишком разная мотивация у мента и бегущего.

  2. Федосий

    Да.Слышал про этот налог.

  3. Всеволод

    Наш народ всегда славился изобретательностью. как бы гайки не закручивали, способы все равно будут находить. сделали бы простым, понятным и легким ведение бизнеса и уплату налогов как открытие карты в банке, никто бы не пытался что-то утаить. многие виды деятельности вообще невозможно вести честно, только серыми путями, ибо если будешь вести их в белую, налогов и сборов будет столько, что конечная стоимость продукта окажется в несколько раз выше, чем у конкурентов, которые занимаются тем же, но в серую. по этой причине большинство и не регистрируется официально, ибо пока вникнешь во все нюансы налогового законодательства, состаришься. вот и не хотят люди вникать, ломать себе голову. то бишь, проблема не в нежелании людей платить налоги, а в куче головняка в виде тонны отчетов, всевозможных допросов, обысков, которые прилагаются, как бесплатный бонус за твою гражданскую позицию честно платить налоги. систему нужно менять, делать более дружелюбной, такой, чтобы даже школьник начальных классов мог разобраться: сколько, за что и куда нужно заплатить. и что если ты это сделал, будь уверен, тебя никто не тронет, работай в свое удовольствие и не заботься ни о чем. только тогда люди захотят официально становиться предпринимателями, потому что будет видна явная выгода от такого шага.

  4. Рената

    В Советские времена. был Анегдод загадка.Все голосуют ,ЗА,хотя в душе против.Полки Магазинов пусты.а холодильники полные.Что это за Страна ?ответ Советский Союз.

  5. porttorkder71

    Так вам холы и надо!

  6. Иннокентий

    С меня как всегда лайк. Я кстати по одному из ваших видео отбил долги за теплоэнергию обошлось мне это всего лишь за 88 гривен 10 коп. Почтовые расходы. Так что большое вам спасибо не только за это видео. Когда буду в Одессе привезу вам какой-нибудь подарочек. Я думаю вы его надолго запомните.

  7. Агафья

    Законодавства і застосовуються у порядку, передбаченому для норм

  8. Гремислав

    Мужик смотрю тебя долго. и каждий раз имеено смотрю! актуален

  9. Розалия

    Скажите пожалуйста, если у меня отец работает в Польше, купил около года назад там машину, полностью оформил ее на себя и просто раз в 3 месяца на время отпуска приезжал в Украину на 2-3 недели. В связи с последними изменениями в законодательстве его вообще пустят в Украину на машине с польскими номерами если она на него оформлена?

  10. Архип

    За ранее спасибо!

  11. citimo83

    Кредит на карте и оплата частями вообще не выгоден, если посчитать сколько переплачиваешь.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных